Tietosuojaseloste
Hyvin Voimin ry:n jäsen- ja osallistujarekisteri
- Rekisterinpitäjä
Hyvin Voimin ry, y-tunnus 2862076-2, kotipaikka Helsinki.
- Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
info@hyvinvoimin.fi
- Rekisterin nimi
Hyvin Voimin ry:n jäsen- ja osallistujarekisteri
- Rekisteröidyt
Jäsenrekisteri sisältää yhdistyksen varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet.
Osallistujarekisteriin kerätään tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvien henkilötietoja.
- Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Jäsenrekisterinenkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.
Osallistujarekisterin henkilötietoja käsitellään tapahtumien toteuttamisen, tapahtumien kehittämisen, tapahtumista raportoinnin, laskutuksen, perinnän ja muiden tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Henkilötietoja käytetään myös yhdistyksen tapahtumamarkkinointiin, jos henkilö on antanut tähän suostumuksen.
- Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsen- ja osallistujarekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka henkilö on itse antanut yhdistyksen käytettäväksi. Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:
- etu- ja sukunimi
- postiosoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:
- jäseneksiliittymisvuosi
- tiedot maksetuista jäsenmaksuista
- tiedot tapahtumiin osallistumisesta
Osallistujarekisteriin kerätään tapahtumasta riippuen muun muassa seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, syntymäaika, sukupuoli, allergiatiedot ja mahdollisia muita tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa yhdistyksen nettisivuilla olevan lomakkeen kautta tai ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön.
Tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistujat ilmoittavat itse rekisteriin tallennettavat tiedotilmoittautumislomakkeella tai suullisesti tapahtuman järjestäjälle.
- Tietojen luovutus ja siirtäminen
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.
Yhdistyksen järjestämille matkoille tai tapahtumiin ilmoittautuessa jäsenien antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle, majoitusliikkeelle tai vastaavalle taholle.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
- Tietojen suojaus
Henkilötiedot siirtyvät selaimen välityksellä SSL-protokollalla salatun tietoliikenneyhteyden avulla palvelinympäristöön, jossa yhdistyksen sivuja ylläpidetään. Palvelinympäristö on vartioidussa ympäristössä ja fyysinen sekä tekninen sisäänpääsy tarjotaan sinne ainoastaan luvan saaneille.
Jäsenrekisterin käyttöoikeus on yhdistyksen hallituksen nimeämillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.
Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.
- Tietojen käsittelyn kesto
Sähköiseen rekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan.
Kirjanpitoaineiston osana säilytettäviä osallistujalistoja säilytetään kirjanpitolain määräysten mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä lukien.
- Tietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän lisäksi tietoja voivat palveluntarjoajina käsitellä web-hotellin ja sähköpostitilien tarjoajana Zoner Oy. Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
- Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia tai automaattista päätöksentekoa.
- Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.
Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.
- Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.